Välkommen till det tredje nyhetsbrevet från SDV, Skånes Digital Vårdsystem
  April 2019
Detta är ett nyhetsbrev från SDV, Skånes Digitala Vårdsystem. Syftet med nyhetsbrevet är att ge en sammanfattning av de största händelserna inom SDV-projektet den senaste månaden. Du får denna information i din roll som chef i en av Region Skånes vårdförvaltningar, alternativt om du på annat sätt har behov av information om SDV. Längst ned hittar du en knapp för prenumeration. 

Verksamhetschefernas möte om SDV 5 april

För att följa utvecklingen kring SDV och kunna förbereda sig inför införandet, har verksamhetscheferna inom hälso- och sjukvården i Region Skåne träffats vid ett antal tillfällen under 2018 och 2019. Den 5 april var det dags igen. SDV:s programkontor gav en inblick i projektets status och arbete, och lyfte några aktuella ämnen.

Flera av presentationerna filmades och finns att se här:
SDV – en väg mot hållbar och effektiv sjukvård
En redogörelse för bakgrundsfaktorer och innehåll i SDV som kan leda till avgörande förbättringar för svensk och skånsk sjukvård. (Pelle Johnsson)
Status SDV - var är vi idag?
Det senaste om var vi är i designarbetet i SDV. (Anders Persson)
Är PDL vårt största hot?
Vilken tolkning gäller? Lär dig mer om det juridiska läget. (Ulf von Greiffencrantz)

Den stora vågen rullar ut
Vad behöver du göra nu för ett framgångsrikt SDV-införande? (Fredrik Jonsson och Karin Hilford)

  • Minska mängden som dokumenteras på papper.
  • Eftersträva att all dokumentation sker i realtid – inte dokumentera förmiddagens rondarbete efter lunch.
  • ID-band med streckkod på alla patienter.
  • Påbörja tal till journal.
  • Koppla upp er verksamhet mot 1177 nu – digitalt arbetssätt.
  • Förbjud post-it lappar.

Framtidens utrustning för våra medarbetare
Datorer och andra prylar i den nära arbetsmiljön. (Anders Persson)

  • Det behövs mer utrustning för dokumentation och datorer som går att sprita av.
  • IT- och MT-utrustning kommer att upphandlas regionalt med en inköpsplan för successivt utbyte.
  • Bildlagring ska ske på en regiongemensam plats, så att bilderna på ett enkelt sätt kan nås via journalen. 

Hur ska vi lyckas med SDV?

I arbetet med att förbereda Skånes Digitala Vårdsystem för utrullning och användning, undrar många hur vi ska lyckas när det finns exempel på andra ställen med liknande typ av system där det inte gått så bra.

Några faktorer som betyder mycket för framgången är; förankring i den kliniska verksamheten, att systemet är helt färdigt och testat innan utrullning, att driftsättningen planeras noggrant och att slutanvändarna fått tillräcklig utbildning och träning i systemet innan det tas i bruk. Dessutom är det viktigt att sätta rätt förväntningar – dels på hur lång inkörningstiden blir, och dels vilken effekt systemet faktiskt ger. Att omvärldsbevaka och lära sig av andra är en förutsättning. Vid utvärderingar av liknande projekt som inte har lyckats, har det framkommit att man inte tagit tillräcklig hänsyn till dessa faktorer. 

Klinisk förankring
I hjärtat av arbetet med SDV finns runt 300 personer från vår egen vårdverksamhet, som arbetar intensivt med att definiera hur vårt nya system ska fungera hos oss i Skåne. De har utsetts av förvaltningarna och representerar olika kompetensområden. Lösningarna som de tar fram ska förankras hos deras kollegor i olika referensgrupper enligt en särskild process innan systemet kodas färdigt. Om man inte kan enas, går man till Kliniska rådet som får fatta beslut.

Ett färdigt system
Om systemet inte är helt färdigt vid implementeringen kommer det att ha brister, och inte fungera så att vi i Skåne blir nöjda. I Region Skåne har vi satt kravet att det ska vara färdigt sju månader före utrullning. Ingen ytterligare funktionalitet accepteras efter denna tidpunkt. Detta måste vi göra för att säkerställa att träningsmaterialet är komplett och avspeglar hur systemet faktiskt ser ut och fungerar när vi ska börja använda det på riktigt. Därefter kommer det förstås att utvecklas vidare.

Ett tillräckligt testat system
Tillräckligt med resurser och tid måste vara avsatt i planen för att systemet ska vara fullständigt testat vid driftsättning. Det är en utmaning, men vi tror att vi har tagit tillräcklig höjd för detta. Detta gäller både funktionalitet, integrationer, översättningar och migreringar. Användartester med personer som inte är knutna till SDV ligger med i planen, och vi har satt upp vårdmiljöer för test i nära anslutning till programkontoret.

Noggrann planering av driftsättningen
Samma sak här, vi har avsatt gott om tid i planen för detta.

Tillräcklig utbildning och träning i systemet för slutanvändarna
En orsak till att träningen på andra ställen inte upplevts som tillräcklig är när den genomförts i en ännu inte färdigutvecklad miljö. Då känner man inte igen sig när systemet sätts i drift på riktigt. Vi kommer att genomföra träning i den helt färdigutvecklade miljön, som ska vara klar sju månader innan utrullningen. Varje person som ska använda systemet måste tränas i det först – det gäller totalt runt 30 000 medarbetare i Region Skåne.
 
Rätt förväntningar på hur lång inkörningstiden blir
När ett nytt system införs, går effektiviteten ner i början och vi får så kallat produktionsbortfall innan vi blir mer effektiva än tidigare. Det är viktigt att vara medveten om detta, och ha koll på vilka förutsättningar verksamheterna har att klara ny funktionalitet. SDV kommer att arbeta nära förvaltningarna när det gäller detta, och i vår utrullningsstrategi finns definitioner på hur mycket ny funktionalitet som en verksamhet kan hantera.
 
Rätt förväntningar på vilken effekt systemet ger
SDV är en stor investering både i tid och pengar, och ska också betyda rejäla förbättringar för oss i Skåne. SDV ska bidra till bättre upplevelse för patienter och medarbetare, ökad tillgänglighet, effektivare processer, bättre kvalitet och bättre befolkningshälsa. Detta behöver förstås mätas, och där kommer förväntningarna in. Region Skånes koncernkontor arbetar med att ta fram indikatorer för effekthemtagning och nyttorealisering, i dialog med vårdförvaltningarna, avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning och SDV:s programkontor, för att rätt förväntningar ska kunna sättas.

Omvärldsbevakning
Det är väldigt viktigt att inhämta kunskaper från hälso- och sjukvård i andra länder, från andra organisationer och även konsultfirmor. Att se och lyssna på hur andra har gjort och lära sig av det. Det gäller allt från hur olika system fungerar, hur andra har förändrat sina processer, vilken utrustning de använt, hur de tränat medarbetare och rullat ut systemet, hur produktionen gått ned i början, till hur de har utvärderat och räknat ut vilka vinster och nyttor som systemet inneburit. Inom SDV-programmet arbetar vi ständigt med omvärldsbevakning och kunskapsinhämtning, både genom publicerat material, möten och studiebesök. Extern expertis på området har varit knutet till SDV under lång tid, inte minst under upphandlingen.

Specialitetsgrupper deltar i SDV

Häromveckan introducerades ytterligare cirka 150 personer i det projekt som arbetar med SDV, Skånes Digitala Vårdsystem. De ingår i ett femtiotal medicinska specialitetsgrupper, som har i uppdrag att regionalt representera sin kliniska specialitet.

SDV:s delprojekt (workstreams) som arbetar med framtidens arbetsflöden förankrar sitt arbete i SDV hos specialitetsgrupperna. Specialiteterna ger råd i frågor som handlar patient- och vårdflöden.

– Specialitetsgrupperna spelar en viktig rådgivande roll när alla processer inom vården i Region Skåne ses över i samband med införandet av SDV, säger Pelle Johnsson, klinisk programchef för SDV.

"Vi är ett engagerat team som arbetar bra tillsammans"

På bilden syns Lotta Wilke, Charlotte Wigermo, Maud de la Vaux, Katrin Weinitz, Elisabet Sjöberg Wester, Ann-Christin Bünger, Barbro Sanfridsson, Lena Hyllebusk, Per Herx, Annika Giselsson och Monica Kåredal.

SDV-projektet består bland annat av 22 arbetsgrupper, så kallade workstreams.
Möt O
rdination och remisser: laboratoriemedicin och bild- & funktionsmedicin.

Elisabet Sjöberg Wester arbetar till vardags som strateg och kvalitetsledare för Labmedicin på Medicinsk service men leder nu också arbetet inom området laboratoriemedicin för att ta fram underlag för provbeställning och provsvar som ska integreras i det nya journalsystemet.

Berätta vad händer inom er workstream just nu?
– Vi arbetar med att förbereda för elektroniska beställningar och svar för de laboratorieanalyser som utförs på våra laboratorier samt de som utförs patientnära av vårdens medarbetare. Idag utförs i regionen, ca 18 miljoner analyser per år och vi hanterar allt via beställningar på papper. Vissa svarstyper kan vi idag skicka elektroniskt men det är långt ifrån alla. Vi fyller nu en stor ”orderkatalog” som ska innehålla allt det som går att beställa. Katalogen ska också fyllas med provtagningsanvisningar. Vi ser också över de praktiska beställningsrutinerna tillsammans med andra workstreams.
 
Hur har ni förberett er för arbetet med SDV?
– Flertalet av de medarbetare som ingår i projektet har deltagit i ett introduktionsprogram som avhandlat olika delar såsom vikten av standardisering, digitaliserade processer, patientmedverkan, men också teambuilding och kommunikation. Höstens kartläggning av nuläget är klar och ligger nu som underlag för arbetet framöver. Underlaget utgörs bland annat av flödes- och processbeskrivningar, insamling av underlag för att skapa beställningsbara tjänster och riksinventeringar inför de tester som ska göras i höst.
 
Ni är ett team som är involverade i SDV-arbetet.
– Ja, det stämmer. Vi är ett engagerat team som arbetar väldigt bra tillsammans. Vår workstream består av representanter från Labmedicins olika specialitetsområden. Dessutom ingår Annika Örn från Koncernkontorets Digitalisering och IT.

På vilket sätt kan SDV bidra till förbättrade arbetssätt?
– En stor vinst med SDV är att det förutsätter att vi standardiserar våra processer. För Labmedicins del kommer digitaliseringen av beställningar till laboratorierna bidra till förenkling då stora volymer pappersremisser ersätts av digitala remisser. SDV är ett spännande projekt där Region Skåne inför ett helt nytt it stöd och verktyg som kräver regionala och standardiserade arbetssätt inom vårdprocesserna och där folkhälsan sätts på första parkett.

MAJ
7

Framtidens vård i Skåne

Kom och lyssna på Fredrik Jonsson, kliniskt ansvarig, och Anders Persson, teknisk programchef, som den 7 maj klockan 11.45–12.30 berättar om hur SDV bidrar till att förnya den skånska hälso- och sjukvården. Platsen är restaurang Inspira på Medicon Village i Lund och är öppen för alla - ingen föranmälan.

Titta och lyssna på SDV!

Nu finns SDV på Instagram och som podd

  • @sdvprojektet på Instagram följer vi de 250 projektdeltagare som ger en inblick  sin vardag.
  • I SDV-podden intervjuar vi intressanta och spännande gäster som har en koppling eller arbetar inom SDV-projektet. Podden finns på soundcloud som du laddar ner via Appstore.
Utöver det finns SDV även på Region Skånes  Intranätet, som hemvist under namnet SDV-programmet, på skane.se och Vårdgivare Skåne.

Prenumerera på nyhetsbrevet 

Vill du få uppdateringar via mejl om vad som är på händer inom SDV, Skånes Digitala Vårdsystem?  

Programkontoret för SDV
Region Skåne
291 89 Kristianstad
Växel: 044-309 30 00
E-post: sdv@skane.se